Die ehrliche Antwort
Praxisregel
Der Preis hängt weniger an der Personenanzahl als an Programm, Location und Zeitplan.
„Was kostet Technik für 500 Personen?“ ist die häufigste Frage – und die schwierigste. Eine Gala mit Reden, Band und LED-Wand braucht ganz andere Technik als ein Empfang mit Hintergrundmusik, auch bei gleicher Gästezahl. Dieser Guide zeigt dir, woraus sich der Preis zusammensetzt und wie du Angebote vergleichbar machst.
1) Die sechs Kostenbausteine
Diagramm · Kosten
- Equipment-Miete: Ton, Licht, LED, Rigging, Bühne, Kabel, Zuspielung
- Personal: Techniker:innen für Aufbau, Betrieb und Abbau, dazu Stagehands
- Logistik: Transport, Lkw, Anfahrt, Ladezeiten und Wege in der Location
- Planung: Vorab-Check, Pläne, Abstimmung mit Location und Agentur
- Infrastruktur: Strom, ggf. Generator, Stromverteilung, Kabelwege
- Nebenkosten: Übernachtung, Verpflegung, Zuschläge für Nacht oder Wochenende
2) Was den Preis nach oben treibt
- Kurze Aufbauzeit: Wenn in drei Stunden aufgebaut werden muss, was normal sechs braucht, braucht es mehr Personal
- Nacht- und Wochenendarbeit: Zuschläge auf Personal sind üblich (Marktübersichten nennen 25–50 %)
- Schwierige Location: Kein Lift, lange Wege, Altbau, Auflagen zu Lärm oder Brandschutz
- Rigging: Alles, was geflogen (aufgehängt) wird, braucht Riggingpunkte, Motoren und Fachpersonal
- LED-Wände: Fläche, Pixelpitch, Outdoor-Helligkeit und Zuspielung sind große Kostenblöcke
- Änderungen kurz vor dem Event: Umplanungen kosten Zeit, Material und oft zusätzliches Personal
3) Was Geld spart
- Früh anfragen: bessere Verfügbarkeit von Material und Crew
- Mehrere Tage: Folgetage sind deutlich günstiger – drei Veranstaltungstage kosten bei uns z. B. nur etwa das 1,7-Fache eines Tages (Details unten)
- Realistische Ansprüche: Nicht jede Firmenfeier braucht ein Festival-System
- Klare Infos vorab: Je genauer das Briefing, desto weniger Puffer muss eingepreist werden
- Alles aus einer Hand: Ton, Licht, LED und Strom von einem Anbieter sparen Schnittstellen und doppelte Fahrten
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Technik anfragen4) Unsere Richtwerte 2026
Damit du ein Gefühl für die Größenordnung bekommst, hier unsere Richtwerte. Sie gelten pro Veranstaltungstag, netto zzgl. 20 % MwSt. – das konkrete Angebot hängt immer von Umfang, Termin und Gesamtpaket ab.
| Position | Richtwert (netto) |
|---|---|
| Ton | |
| Line-Array-Topteil (je nach System) | ca. 40–120 €/Stk. |
| Subwoofer | ca. 35–75 €/Stk. |
| Mischpult | ca. 20–200 € |
| Funkmikrofon-Set (2–4 Strecken) | ca. 75–150 € |
| Licht | |
| Moving Head / Beam | ca. 35–90 €/Stk. |
| LED-Wash / Fluter | ca. 20–35 €/Stk. |
| Lichtpult | ca. 55–300 € |
| LED-Wand | |
| LED-Wand outdoor inkl. Scaler (je nach Pixelpitch) | ca. 130–180 €/m² |
| Bühne & Rigging | |
| Bühnenpodest 2 × 1 m | ab ca. 20 €/Stk. |
| Truss-Element | ab ca. 15 €/Stk. |
| Mobile Bühne (Trailer- bis Rundbogenbühne) | ca. 1.600–3.000 € |
| Personal & Transport | |
| Ton- oder Lichttechniker:in | rund 300 €/Tag |
| Stagehand | rund 250 €/Tag |
| Transport (Transporter bis Lkw) | ca. 0,55–1,10 €/km |
Mehrere Tage: Folgetage werden günstiger
Bei Equipment rechnen wir nicht einfach Tagespreis × Tage. Grob gilt:
| Veranstaltungstage | Equipment |
|---|---|
| 1 Tag | × 1 |
| 2 Tage | ca. × 1,3 |
| 3 Tage | ca. × 1,7 |
| 4 Tage | ca. × 2 |
Reine Aufbautage ohne Veranstaltung kosten nur einen kleinen Aufschlag. Personal wird pro Einsatztag abgerechnet.
Beispiel 1: Rede & Hintergrundmusik, bis ca. 200 Personen
- 2 kompakte Lautsprecher (L-Acoustics X12) inkl. Verstärker
- Digitalpult
- 2 Funkmikrofone
- 8 LED-Washes für Raum- und Bühnenlicht inkl. Lichtpult
- 1 Techniker:in für Aufbau, Betrieb und Abbau
- Transport im Umkreis von ca. 50 km
Richtwert: rund 900–1.000 € netto für einen Veranstaltungstag.
Beispiel 2: LED-Wand 6 × 3 m (18 m²)
- je nach Pixelpitch ca. 2.400–3.200 € pro Veranstaltungstag
- bei zwei Veranstaltungstagen etwa das 1,3-Fache
Dazu kommen Personal, Transport und – je nach Aufbau – Ground-Support oder Rigging.
Praxisregel
Richtwerte helfen bei der Budgetplanung. Das verbindliche Angebot erstellen wir individuell – bei größeren Paketen oder mehreren Gewerken aus einer Hand ist oft mehr drin.
5) Angebote fair vergleichen
Zwei Angebote mit 4.000 € und 6.500 € sind oft gar nicht vergleichbar. Prüfe:
- Sind Auf- und Abbau inklusive, oder nur der Showtag?
- Wie viele Techniker:innen sind eingeplant, und wie lange?
- Sind Transport und Anfahrt enthalten?
- Ist Strom/Verteilung dabei, oder musst du das extra organisieren?
- Gibt es Backup (Ersatzmikrofone, Ersatz-Zuspielung)?
- Sind Zuschläge (Nacht, Wochenende, Feiertag) schon eingerechnet?
- Netto oder brutto?
Diese Infos brauchen wir für ein Angebot
- Datum und Uhrzeiten (inkl. möglicher Aufbauzeiten)
- Location (Adresse, Raum, Indoor/Outdoor)
- Personenanzahl
- Programm: Reden, Band, DJ, Video, Livestream?
- Wünsche zu Licht und LED
- Budgetrahmen (wenn vorhanden – hilft, das Passende vorzuschlagen)
Fazit
Eventtechnik kostet nicht „pro Person“, sondern pro Programm, Location und Zeitplan. Wer früh und mit klaren Infos anfragt und Angebote nach allen sechs Bausteinen vergleicht, bekommt ein realistisches Budget – ohne böse Überraschungen am Ende.
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Autor
Autor
Ing. Marc Hiedl
Sound Engineer & Founder DROPIT Productions
Marc Hiedl plant seit Jahren professionelle Systeme für Live‑Events – mit Fokus auf Coverage, Workflow und belastbare Setups im Timeslot.